Stift und Papier gehören zu den beliebtesten Methoden zur mobilen Datenerfassung (mde). Aus guten Gründen, denn die Erfassung ist einfach, bewährt und kostengünstig. Oftmals müssen die Daten jedoch manuell in verschiedenen EDV-Systemen (CRM oder Warenwirtschaft) erfasst werden. Mit dem ePEN schreiben Sie Ihre Daten wie gewohnt auf Papier. Und Ihre Dokumentation ist zusätzlich elektronisch zentral vorhanden, rechtssicher und sofort auswertbar.

5 gute Gründe

  • Gewohnte Arbeitsweise mit Kugelschreiber und Papier: Die Mitarbeiter müssen keine neue Technologie oder Datenerfassungsgeräte erlernen. Das vereinfacht die Umstellung auf ePEN und hält den Aufwand und die Einführungskosten äußerst niedrig.
  • Gesicherte Informationen: Die handschriftlichen Informationen werden direkt beim Schreiben mit dem digitalen Stift verschlüsselt und erst bei der weiteren Verarbeitung auf dem gesicherten Server lesbar gemacht. Einsatzberichte, Ableseprotokolle und Arbeitsscheine bedeuten bares Geld für Unternehmen. Die Zeitspanne von der Arbeitsleistung bis zum Erstellen der Rechnung wird deutlich verkürzt.
  • Lückenlose Dokumentation und hohe Mobilität: Zusätzlich zu den schriftlichen Aufzeichnungen lässt sich die Darstellung der einzelnen Vorgänge durch Fotos von Schäden vervollständigen. Ob Mitarbeiter im technischen Service, Pflegedienste, Außendienstmitarbeiter, Lieferservice: überall wird auf Papier geschrieben und unterschrieben.
  • Übergabe in führende IT-Systeme (WWS, ERP, CRM): Über den Webservice werden die digitalisierten Informationen direkt in weiterführende Systeme integriert. Beschleunigte Arbeitsprozesse führen schnell und fehlerfrei zum Ziel. Die handgeschriebenen Unterlagen sind in kürzester Zeit digitalisiert und ausgewertet.
  • Mobiler Tablet-PC oder digitaler Stift: Als Alternative zur Stifteingabe übernimmt ePEN auch Informationen, die über ein TouchPad direkt am Bildschirm in das Formular eingetragen werden. Die flexible Administration und die eigenständige Entwicklung der Formulare gewährleistet eine extrem hohe Unabhängigkeit unserer Kunden.

Handschriftlich erfasst, digital verfügbar

Mit dem ePEN erfassen Sie Ihre Daten auf gewohnte Weise händisch auf Papier. Anstelle eines handelsüblichen Kugelschreibers verwenden Sie den ePEN, der alle Daten in einem Schritt analog und digital erfasst: Während Sie wie gewohnt ein Formular ausfüllen, speichert er die eingelesenen Daten sofort digital verwertbar ab. Ist die Erfassung abgeschlossen und bestätigt oder unterzeichnet, überträgt der ePEN die Daten drahtlos in Ihr System.

Zeitverzug, Übertragungsfehler und Zusatzkosten adé

Der digitale Abruf von Daten ist einfach, die mobile Datenerfassung (mde) aber stößt schnell an Grenzen: Ein Laptop für jeden Mitarbeiter ist für viele Unternehmen teuer und es ist auch nicht für jede Arbeitsumgebung geeignet. Smartphones und Tablets können eine Lösung sein, aber an ihnen ist das Eintippen von Daten oft umständlich und nicht besonders schnell. Müssen erfasste Daten bestätigt oder rechtssicher abgelegt werden, fehlt bei der digitalen Eingabe oftmals das Dokument, auf dem die korrekte Erfassung kontrolliert und bestätigt werden kann. Ohne Drucker ist da wenig zu erreichen.

Rechtssichere Datenerfassung in einem einzigen Schritt

Deshalb ist überall dort, wo es auf die rechtsverbindliche Erfassung und Ablage von Daten ankommt, die manuelle Datenerfassung auf Papier noch immer weit verbreitet: Formulare kann man leicht kontrollieren und unterzeichnen. Händisch erfasste Daten rechtssicher in ein ERP-System zu übertragen erzeugt jedoch einen doppelten Aufwand und damit zusätzliche Kosten, erfordert erneute Kontrolle und ist trotzdem fehleranfällig. Zudem stehen die Daten erst mit einer zeitlichen Verzögerung auch digital bereit.

Mit dem ePEN haben Sie einen dreifachen Zeitvorteil: Die doppelte Dateneingabe entfällt ebenso wie eine zusätzliche Nachkontrolle. Die Daten sind sofort in Ihrem EDV-System verfügbar und können verarbeitet werden, stehen für Echtzeit-Auswertungen zur Verfügung, können Prozesse anstoßen und Vieles mehr. So lassen sich die Arbeitsprozesse in vielen Unternehmen, besonders im Mittelstand, deutlich verschlanken.

Sicher und praxiserprobt

„Die Zeitersparnis, die wir durch die Pen & Paper-Lösung haben, ist wirklich immens. Sowohl Schnelligkeit als auch Sicherheit sind nun kaum mehr zu übertreffen. Und das Beste: Das Ausfüllen der Fragebögen funktioniert wie gewohnt mit Stift und Papier – mit dem Unterschied, dass der digitale Stift die Daten direkt in unsere Auswertungsdatenbank überträgt.“

Gudrun Frank von DIMESKO – Institut zur digitalen Kompetenzmessung

Der ePEN ist die Lösung für die gewohnte mobile Datenerfassung mit Papier und Stift. Erfahren Sie jetzt alle Vorteile in einer praktischen Demonstration bei Ihnen vor Ort. Fragen Sie uns jetzt an.